档案是企业在各项工作活动中形成的真实历史记录，不仅记录了工作活动的历史过程，而且记载了其形成和积累的经验和教训，是企业重要的资产。

那么，如何将这些重要资产更好的保存及利用起来呢？

1、搭建符合国家标准的档案储存室，保障档案的存储安全

国家档案局《档案室建设国家标准规定》对档案室的物质条件做出了明确规定：

⑴、装具

装具即用以存放档案的柜、架、箱。柜、架、箱的制成材料为金属物，这样更有利于防火。档案室要有足够数量的档案箱柜，要能存放现有的档案和未来10~20年的档案。

可考虑使用密集型活动档案柜。这种平时合为一体，同时可打开的装具比之传统的单个单列、摆放位置固定装具有较全面的优越性。他不仅具有防火、防光、防尘的性能，而且可大幅节省库房空间和库房建筑费用，一般而言，他可比常规的固定柜架节省近2/3的库房面积。

⑵、设备

档案保管的设备一般是指那些具有“固定资产”性质的机械、器皿、仪器、仪表等技术设备。用于档案保管的技术设备种类很多，如去湿机、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器，灭火器，装订机、复印机、计算机，消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具，等等。

⑶、档案盒

档案盒是指放置档案材料的包装盒，档案盒应按国家标准A4纸张设计，用无酸纸制作。

⑷、消耗品

档案室还需要使用一些低值易耗品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及办公文具等。

2、配备专业的档案管理人才，梳理企业档案提高利用率

⑴、档案管理人员要具备服务管理意识

档案管理人员所承担的工作责任不止于将所发生的档案资料进行收集、整理和储存，而是要认识到档案管理的主要目的是更好地为档案资料需求者提供服务。所以，档案管理人员要能够对档案信息需求有所充分了解，基于此而通过向资料使用者提供相应的服务而使档案资料发挥应有的价值。

⑵、档案管理人员要具备安全管理意识

与其他的信息资料相比，档案资料存在着特殊性，特别是一些档案资料涉及到个人的隐私、国家和企业的机密，为了避免档案资料的信息被存有恶意的人所利用，就需要档案管理人员在向资料使用者提供必要的服务的同时，还要具有较高的安全意识。

⑶、档案管理人员要具备统筹管理能力

由于现代的档案管理工作对档案管理人员的素质具有较高的要求，如果依然采用传统的管理模式，就会导致管理质量下降。这就需要档案管理人员要具备档案操作技能的探索精神，能够统筹规划档案资料管理的各个环节，包括档案资料的立卷、整理，对档案资料进行鉴定和分析，并按照规范对档案资料进行保存等等。只有在档案管理中注重每一个细节，才能够提高档案的品质，更好地为档案创造价值，做出贡献。

3、利用档案管理软件，规范化管理档案，极大提升档案的利用率

专业性档案管理系统软件具备诸多优势：

⑴、提高工作效率

档案管理系统软件的发明，逐渐取代了传统的单一文件归档模式，不需要像以前那样过多地编辑文件的条目和内容，完全可以根据系统软件的提示，在下一步进行归档和文件归档。一旦发现错误的档案信息，可以直接在系统中修改，省去了传统档案管理模式中重新编辑打印的环节，节省了时间和资源。如果发现缺失的文件信息，可以直接插入补充，简单易行，免去了对其他办公软件不熟悉带来的错误。用户还可以随时随地查阅文件资料，直接通过关键词进行搜索，这样就可以一次搜索，不再需要搜索和翻页，大大提高了工作效率。相关文件也以统一的电子格式导出，与大多数计算机系统兼容，便于打印和流通。在信息上报备案方面，系统软件处理的结果可以直接加密上传到上级管理部门，节省人力和时间。

⑵、能够更好地开发档案内容信息

档案管理系统软件可以在编辑档案基本信息后添加档案的扫描电子图片，这样打开目录档案就可以同时采集档案的电子图片，方便档案管理人员查阅和上报档案工作。档案管理系统软件还可以对相关档案进行编辑，使各种相关的电子档案可以很容易地被检索工具检索到，用户可以更好地了解事件的来龙去脉，使档案内容发挥更大的作用。同时，文件管理系统软件还包括数据传输、接收、备份、恢复等功能，方便快捷。此外，它还具有用户管理、日志功能、交易提醒等。

⑶、更好地实现档案保密功能

档案管理系统软件可以划分管理员、顾问等角色。通过设置权限管理，可以设置人员的访问权限等，从而达到保密的效果。当搜索者搜索档案时，系统可以自行记录，并形成查询日志。对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行安全设计，确保档案的安全使用。

现如今，由于企业缺乏档案管理的专业人员，也没有符合国家标准的档案库房可以储存档案，更不想耗费大量的人力物力去建设档案室，所以大部分的企业会选择专业的档案管理公司进行档案的保存、管理及利用。

而，如何选择专业靠谱的档案管理公司就成为企业需要考虑的头等难题。

其实很简单，选择行业排名前列的公司一定不会错！