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看过来!企业档案寄存服务外包需要注意的几个问题

2021-04-08 09:00:22

1  对企业档案寄存服务外包提供方的要求

档案寄存服务的双方,即档案寄存服务的需求方和提供方之间是一种商品服务的买卖关系。需求方想以较小的代价获得优良的档案寄存服务;提供方关心的是如何以Z小的成本获得丰厚的利润。如处理好双方的差异获得优良的服务,是档案寄存服务需求方要认真解决的一个重要问题。对档案寄存服务提供方的要求涉及以下两点内容:

1.1一看库房装具设施,即档案的存放环境

能否提供足够的库房,大限度地保护档案的安全与完整,保证寄存的档案不丢失、不缺少、不损毁、不泄密,安全,这是需求方的寄存档案的首要前提。

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档案寄存是否配备有档案密集架、专用档案保管箱、温湿度控制及防光防尘防虫防火等设施,是否具有监控录像系统、报警系统设备以及24小时专人值守等。

档案库房建筑物房首先选择有自主房屋产权的,其次选择房屋租赁合同期长(30年或以上)的,三是有诸多长期寄存客户的且寄存营收稳定增长的。这需要通过调研和实地考察才能了解清楚。

1.2二看寄存服务提供方管理团队的服务能力

管理团队的服务能力是保证需求方的档案寄存服务是否完美无缺,档案利用是否及时准确快捷,档案存放是否安全的重要保证。服务能力分为基本服务能力和特定服务能力。

基本服务能力就是指档案寄存的提供方的收纳容量、保管条件、借阅利用响应速度等。特定服务能力就是根据基本服务能力延展出来的为企业提供档案寄存以外的诸如档案整理、档案培训、档案工作方案策划、档案制度体系建设等档案管理相关的其它能力。

档案寄存外包服务提供方管理团队员的档案专业人数多少可以了解其专业性的强与弱;从其全体员工硕本专学历的比例情况可以看得出团队素质的高与低;从为企业员工缴纳社保及缴纳时间的长短可以看出该团队的稳定性和凝聚力。

一个管理团队专业性强、队伍素质高、员工稳定性和凝聚力好的档案寄存服务提供方才是企业寄存需求方选择。

企业档案寄存服务需求

企业进行档案寄存之前要对企业所有档案进行一次区分与评估,弄清家底,划分出可以进行寄存的档案门类和数量,严格区分档案是否涉密,涉密档案不可以进行寄存。通过区分评估,确定比较实际的档案寄存服务需求,增强可操作性。

2.1企业档案寄存服务需求,包括档案寄存范围、寄存时间、档案存储方式等

2.1.1寄存范围:寄存的是纸质的档案还是文件资料,是纸质档案还是电子文件。

2.1.2寄存时间:长期寄存还是短期(临时)寄存。

长期寄存只要企业持续运营下去,档案寄存数量只会越来越多。其原因是没有配备专职档案人员,办公地点紧张,档案库房面积不足,档案数量增加较快。短期(临时)寄存是因企业办公地点临时搬迁,档案库房面积不足、档案安全得不到保障而将企业档案暂时寄存,一般寄存时间2-5年。

2.1.3档案存储方式:对所需寄存的档案采用密集架寄存还是货架式存放寄存,弄清楚本企业档案寄存是侧重存放还是侧重利用。一般来说,利用率高的采用密集架寄存,以卷为单位进行调阅;利用率低的采用档案箱寄存,利用时以箱为单位调阅。

2.2档案寄存需要的服务深度

除了单纯意义上的档案寄存,在寄存业务的同时,是否需要提供方对寄存档案进行档案整理、档案消毒、数字化、录入档案系统等更进一步的服务。如果需要就必需考虑服务深度,并在寄存服务需求中明确提出。


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