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档案管理技术装备及物资保障

2021-11-06 14:18:32
详细介绍:

 1. RFID智能档案综合管理系统

   经过较长时间的技术开发与反复验证,在融入我司对于库房档案管理的经验与心得后,东方信腾智能档案综合管理系统于2018年年初正式上线运行,用以替代原来的档案管理系统

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                      系统功能简表

功能(子系统)模块

主要功能项

描述

电子标签管理

标签编码、标签发行、标签入库、标签绑定、

标签替换、存量档案标签转存、标签查询和统计、标签销毁

管理标签整个生命周期。包括和实物的绑定。包括通道标签绑定

库房管理

库存管理、入库、出库

上下架、盘点、移柜、库房环境监控

库房和库房状态相关的管理。

外业管理

接收申请、物流监控、

交接

主要是对外接收实物交接过程实行数字化管理,确保外业安全。

档案管理

采集整理、归档管理、档案浏览、变更管理、

转档管理、销毁管理、

档案查找、借阅、归还

催还、预约

此功能模块是档案的基本操作,管理档案数字化之后的整个生命周期。

接口系统

接口配置、接口管理

对内的业务系统接口,对外和互联网相关平台直接的接口。

查询统计

档案查询、数据统计

各类查询和报表。

工作流管理

工作流定义、工作流执行

工作流配置、工作流发布、工作流查询

此功能实现对工作流服务的封装向用户提供统一接口,方便用户(二次开发人员)进行工作流程自定义配置。实现安全高效的工作流程化管理和监控。

基础资料管理

数据字典、库房资料管理、密集柜资料管理

通道资料管理、工作车资料管理、门禁资料管理、车辆资料管理、手持机资料管理

定义状态、类别等字典,管理基础资料

系统管理

组织结构配置、角色管理、权限管理、用户管理、用户组管理、日志管理

此功能模块是对系统的管理,创建用户、创建角色以及权限的管理、分配等,此功能是由系统管理员来维护,系统管理员查看日志,日志记载每个操作人员操作登陆时间、操作和浏览的内容等。

                                                    系统登录界面


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                                                  2.档案装具

东方信腾档案专用箱采用的是进口无酸纸,一次成形,不打钉、无胶水,具有较强的防水、防潮、防蛀作用。档案箱规格长宽高为44cm*32cm*25cm。每箱可装2公分标准档案约20盒,约4000页。

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3.RFID电子标签及盘点设备

    RFID电子标签运用在东方信腾工作的各个环节,档案箱(盒子)上贴有电子标签,在货架的存放位置上贴有条形码电子标签。档案箱上的电子标签信息是唯 一的,分配给该客户或部门后,其它客户甚至同一客户的其它部门就不能再申请相同的电子标签。
    每个货架上贴的是代表位置的电子标签。例如,我们在系统中输入某个保管物的电子标签编号,就能知道该物品处在保管中心的哪个位置,可以立即取得该文件箱。
    扫描器被操作部人员用来追踪和管理被保管物品的所有活动,它们是在文档保管中心抑或客户公司在利用。将工作单的信息上传至扫描器,这样就保证了我们快速提取。

盘点车在档案库房的盘点中能大显身手,在传统模式下的盘点工作需要人力一个个档案箱进行扫描条形码进行盘点,在盘点车模式下,盘点车按照规定路线行走,区域内的档案箱上电子标签会与盘点车信号接收器进行信息交互,能实现快速而准确的盘点。

    档案箱上张贴电子标签后,每个档案箱都成为物联网的一个部分,系统能追踪到每一箱档案的具体位置,在防范丢失、人为失误方面具有得天独厚的优势。

档案箱

档案扫描

4.我司拥有自购或自行租赁配送档案专用车辆6辆

东方信腾的文档配送人员不是普通的送货员,他们是经过专业培训并持有档案局颁发的档案人员上岗证的东方信腾档案中心的内部工作人员,他们不但专业,拥有非常强的职责心,而且所有驾驶车辆的司机均有3年以上驾龄并没有严重交通事故记录。

配送过程全程采用双人模式,档案在经过调阅程序进入运输车辆的各个环节,都需要双人进行验证确认,确保各个环节不出现错漏。

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东方信腾档案运输车队实景

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全部车辆配备齐全监控定位设施

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